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高校档案数字化建设研究

作者:006655com神灯论坛网  来源:www.babentang.com  发布时间:2019/12/12 9:25:23  

摘要:推进高校档案数字化建设非常重要,同时也存在一些不容忽视的问题。我们应当充分认识和高度重视这项工作,明确数字化建设的实现途径,采取有效措施,积极推进高校档案数字化建设,为档案工作现代化和高校的持续健康发展,做出新的贡献。

关键词:高校档案; 数字化; 措施;

随着现代科学技术的飞速发展,我国已迈入信息时代,数字化已经与人们的工作生活紧密相连。高校档案数字化管理是适应高等教育现代化趋势的重要举措,既能提升档案管理效率,实现对档案原件的科学保护,又能节约档案管护的成本和空间,实现档案事业的可持续发展,更好地为高校管理服务。目前,高校档案数字化建设还存在诸多问题亟待解决,如数字化程度低、资金设备匮乏、人才缺少等。我们应加大数字化建设力度,引进高素质复合型人才,分阶段有序推进档案数字化建设。

1 推进档案数字化建设的重大意义

1.1 实现高校档案信息资源的有效共享

当前,纸质档案已经很难满足高校档案信息保管利用需求,特别是部分高校已经实现了教学数字化,部分档案必须以数字形式进行储存和管理,这就需要档案管理部门与时俱进,以档案数字化建设作为主要方向,进一步扩大档案数字化管理的覆盖范围,同时实现数字化档案资源的共享。档案数字化建设将会取代传统纸质档案,进一步缩小档案管理的空间和费用,同时也能够提升档案资源运用效率。

1.2 提升高校档案工作效率

档案数字化建设能够为高校档案查询者提供快速的数据结果,在查询过程中打破时空限制,能够更加便捷地为档案需求者服务。以西北工业大学档案馆为例,在学校领导和支持下,数字化建设取得了初步成效,方便师生进行档案查询,同时也减少了档案管理人员的工作量,大大减轻了他们的负担。

1.3 丰富了高校档案管理手段

高校档案数字化是以网络信息技术作为基础形成的高效档案管理手段。随着网络信息技术的不断发展,高校档案数字化技术也得到了全面提升。一方面在档案资源收集过程中,通过数字化档案整理和收集实现档案资源收集全覆盖。传统的人工纸质档案需要工作人员进行逐一走访和核实,而实现数字化之后,可以对各类档案进行远距离比较检验,大大节省了档案资源收集整理的时间和程序。另一方面在档案管理过程中,档案工作人员只需要将收集上来的档案进行分门别类储存,在电脑上就能够完成,不需要再按照人工档案管理办法逐一进行核对和存储,大大节省了档案工作人员的工作时间。

1.4 提升保存管理档案的齐全完整

高校传统纸质档案保存需要占据一定的空间,还需要工作人员不定期地对其进行保护保养,在保护保养过程中很容易造成档案遗漏。年代久远的档案保管需要一定的技术,一旦处置不当就会使纸质档案受到损害。而档案数字化建设,则改变纸质档案保管的诸多不足,通过对纸质档案的数字化开发,将纸质档案以数字化的形式纳入电脑网络之中,同时对档案内容进行统一的立卷归类,能够更好地实现档案资源的永久保存,确保所保存管理档案的齐全完整。

1.5 档案数字化建设能够更好地保护档案原件

高校档案资源既是国家和社会的宝贵财富,同时也是高校发展的历史见证,一旦这些档案遭到丢失和破坏,将会造成重大不良后果。以西北工业大学为例,该校档案既有西北工业大学从建立之初到现在的历史见证和诸多文献,同时也有西北工业大学在科研过程中形成的重大成果。这些档案资源都具有极大的开发价值,需要对这些档案资源进行数字化建设,以实现档案原件的更好保存和保护,保证开发需要。根据国家档案相关法律法规,给档案造成丢失或损害的,将会面临行政处罚、处分和警告等严重后果。这就要求档案工作人员在档案保护过程中按照相应流程进行,确保档案原件原原本本地得到保存。通过档案信息化建设,能够使传统的纸质档案原来的信息内容原原本本地进行替换,替换后的档案内容能够通过网络信息技术再现,大大减少了档案原件的使用频率,降低原件老化速度,实现对档案原件的有效保护。档案信息化建设是一项系统工程,在建设过程中会面临诸多问题和困难,需要我们不断探索和研究新的方法,实现高校档案信息化建设的转型升级。

2 高校档案数字化建设中存在的主要问题

2.1 数字化程度较低

当前,我国部分高校档案信息化建设还处于起步阶段,虽然也将档案数字化建设作为学校发展的目标,但部分高校仍然以传统纸质档案管理为主,档案数字化建设投入的人力物力财力相对较少,缺少相应的政策制度和标准化流程,在档案收集管理过程中也存在诸多弊端。从横向看,当前多数高校在档案数字化建设方面交流较少,多数高校都是与外部企业进行合作,研发符合本校需求的档案管理软件,在数据对接方面与其他高校容易存在数据端口不兼容问题,也容易形成高校数字化档案“信息孤岛”。此外,当前高校专业打印机和高精度扫描仪等数字化设备比较紧缺,在一定程度上影响了高校档案数字化建设,降低了高校档案管理效率。

2.2 存在安全隐患

与传统纸质档案管理相比,数字化档案管理还存在网络安全隐患。特别是随着网络信息技术的不断发展,很多网络黑客都盯上了高校的档案信息系统,希望通过高校档案信息系统获得一定的技术专利和科技前沿信息。一些不法人员会将这些信息贩卖给国外,谋取不法利益。加上当前我国部分高校缺乏数字化档案管理安全意识,对于网络信息系统的安全防护工作不到位,易造成档案数据泄露。从硬件方面看,高校档案数字化建设可能经数年才能完成硬件设施投入,虽然当年属于比较先进的产品和技术,但经过多年数字化建设之后,这些信息技术将相对滞后,很容易被黑客突破。从软件方面看,很多软件都是高校与外部企业联合开发的,一旦企业出现技术问题,会对档案数字化管理造成影响。

2.3 系统对接困难

当前,国内很多高校都有自己的办公自动化系统,在这一系统之内教师可以对自身的档案文件进行归档,并且办公自动化系统也是教师与学校进行沟通的重要平台,形成的众多信息完全可以作为高校档案进行保存。但高校的办公系统与档案管理系统一般都存在不兼容、对接难问题,直接影响档案数据的移交归档和在线共享。虽然部分高校也对办公自动化系统和档案管理系统进行优化和升级,但从目前看还无法实现完全同步,这也在一定程度上影响了档案信息资源的收集和保护。

2.4 档案数字化建设人才缺乏

当前,多数高校档案管理有关人员对网络信息技术掌握得不够全面,在一定程度上影响了高校档案数字化建设。加之当前高校档案管理人员的编制相对较少,即使想引进高素质专业技术人员也很难实现。力量不足,直接制约着档案数字化建设的进程。

3 高校馆藏档案数字化实现途径

3.1 将档案管理数字化建设纳入高校信息化发展规划

高校档案数字化建设必须与高校信息化建设同步,并将数字化建设作为高校未来发展的重要规划内容,加大档案信息化建设力度。同时,在具体工作开展过程中选配优秀的管理人才,将其充实到档案人才队伍之中,引领档案工作人员做好档案信息化工作。档案管理部门也要加强对档案信息化建设的宣传,加强与教务处、学生处等相关部门的沟通和协调,争取他们的支持,实现教务系统、学校办公系统、学生管理系统与档案管理系统的有效对接,进一步提升档案收集和共享的效率和范围。

3.2 规范高校馆藏档案数据库建设

3.2.1 建设目录数据库。

高校要建立馆藏档案的数据库,首先要建立的是馆藏档案目录数字库。在这过程中,可根据学校各个档案的基本情况,通过著录标引,建立以原始档案保存状态为基础的各种档案基本目录数据库。

3.2.2 建设专题数据库。

应根据高校档案种类和内容的不同属性和特点,建立不同专题的档案数据库,便于档案馆按专题存储和管理档案数据,方便广大师生按专题检索和利用档案数据,节省检索利用时间。

3.2.3 建设全文数据库。

全文档案数据库的建立,可以把高校的一些珍贵档案馆藏实现全文管理。这些珍贵的馆藏档案包括科研档案、人事档案、声像档案、党政档案等的实物和原件,对这些档案进行数字化,实现档案全文数据存储、管理、检索和利用。

推进高校档案数字化建设非常重要,同时也存在一些不容忽视的问题。我们应当充分认识和高度重视这项工作,明确数字化建设的实现途径,采取有效措施,积极推进高校档案数字化建设,为档案工作现代化和高校的持续健康发展,做出新的贡献。

参考文献

车艳红.《高校馆藏档案数字化实现方式研究》哈尔滨工程大学档案馆

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